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南昌论坛峰会策划公司执行有哪些要点?

人气: 发表时间:2019-08-24

  论坛峰会活动执行都是很重要的,今天,南昌策划公司带大家了解一下论坛峰会活动执行的一些要点。

  一、确认和协调论坛峰会相关事项:包括论坛峰会时间、论坛峰会地点、论坛峰会主题、论坛峰会参与人员、论坛峰会流程等。这些一定要和论坛峰会的主持者沟通到位,以免活动现场出问题。

  二、确认与会人员能够及时参加论坛峰会。在活动开始前一周就要了解到哪些人能够开参加论坛峰会,在论坛峰会举行的前一天,通过邮件或者短信提醒这些参会者论坛峰会时间。在活动开始的前20分钟可通过网络或者电话再次提醒这些与会人员。

  三、检查会场。论坛峰会开始前对整个会场进行检查,尤其是一些细节之处,一定要做到位。

  四、调试会场设备。论坛峰会开始前,查看所需材料是否准备齐全,对活动所要用到的设备进行调试。提前调试场地内的电脑和投影仪,以及音响和麦克风,确保这些设备能够正常使用。另外,还要准备备用的麦克风和音响,一旦有意外发生,及时应对。

  五、活动签到。在论坛峰会入口处设置签到台,所有与会者进行论坛峰会签到。签到有传统的纸质签到,还有时尚的网络签到,二者均可。同时,在签到处,发放活动的相关资料袋给与会者。

  六、准备席卡与茶水。主席台一般是嘉宾、重要人员就坐的要提起准备好席卡,还有茶水和资料放置。

  七、调试会场的空调。论坛峰会开始前,根据天气调试好会场的温服与湿度,保证室内温度适宜。

  八、论坛峰会开始前,温馨提醒所有与会者保持手机静音。对论坛峰会主题进行强调与介绍。

  九、论坛峰会开始后,确保活动现场安静,安排好论坛峰会记录员对论坛峰会进行记录,安排摄影师对论坛峰会进行拍照和摄像。

  十、论坛峰会茶歇,如果论坛峰会时间较长,中间要安排茶歇,可准备一点点心和水果。

  十一、论坛峰会结束后,一定要做好善后工作,对论坛峰会室进行整理。对活动现场进行清理,所有的设备放归原位。

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